CIO职责探讨之如何集成信息化项目
如何对已有的信息化项目进行整合，以减少企业重复性投资的损失，这是CIO的又一基本职责之一。下面笔者试图对一些项目整合的方法进行总结，大家一起来探讨一下，如何对信息化项目进行整合对企业最合适。 集成方法一：利用数据库触发器进行系统的简单整合。 应用背景： 企业现在已经部署了两套信息化管理系统，分别是企业资源计划管理系统与企业内部邮件服务器系统。在两个系统上线后，企业发现了一个比较严重的问题，就是这两套系统无法紧密的合作，系统运行起来，好像两条平行线一样，不会交叉。现在企业希望这两个系统能够配合工作。具体的来说，企业希望能够实现如下需求： 1、能够实现单据的自动转发。如在ERP系统中，销售订单审核一样，要能够自动转发给销售总监、物流、生产、采购等相关部门。现在的做法是，销售员从系统中把单据转化成PDF格式之后，再利用邮件的群发功能把销售订单转发给相关人员。现在企业希望，销售订单能够在审核后，就自动把销售订单转换成PDF格式并发送给相关人员。其实，不光销售订单有这种需求，包括采购订单、销售订单变更单、出货单、生产订单等等，很多单据都有类似的需求。 2、能够实现自动的报警。如企业希望ERP系统能够在每天固定的时刻，如每天晚上十二点，检查一下客户的信用额度，当客户的信用额度快要满的时候，系统能够自动整理成一张报表，然后发给相关的人员。 等等。 解决方案： 类似以上的需求，我们都可以利用数据库的触发器跟邮件系统关联起来。 （1） 找到触发点。 如就继发性癫痫病能治愈吗拿销售订单审核后就把相关的单据转发给他人，那么我们首先要找到一个触发事件 。当这个事件发生时，数据库会自动把系统中相关的数据查询出来，并导成PDF文件，然后发送邮件。 订单审核的触发点比较好找 。因为订单单据状态在数据库中对应了相关的字段。只要这个字段的内容变为“系统审核”的字样时，就可以触发这个动作。 （2） 编写相关的触发程序。 这个销售订单的触发器包括三个部分的内容。一是先要把相关相关的数据中数据库中查询出来；二是把查询出来的数据导成PDF文件；三是把这个PDF文件发给相关的人员。在这三个步骤中，前两个步骤比较好实现，可以利用数据库本身的功能完成。有些ERP系统可能不支持PDF的导出格式，那我们就导为EXCEL的格式，也能满足用户的需求。 现在困难的是，如何把这个导出的文件发送给其他相关的责任人。一般的数据库系统，基本上没有这个功能。为此我们可能需要借助外面的第三方工具或者自己编写语言来实现。这个工作对于没有开发经验的人或许有点难度，但是，对于程序开发的技术人才来说，可能是轻而易举的事情。 （3） 进行测试。 因为这个触发器的编写可能是我们自己完成，所以的话，触发器完成之后，需要对其进行严格的测试，要看其有没有副作用。最常见的副作用是销售订单的审核周期比较长。如有时候PDF文件转换过慢或者邮件群发速度慢的话，再加上触发器的时间设置不当，就可能导致销售订单审河北哪里治疗癫痫最好核速度慢。在前台对销售订单进行审核后，相关的工作不能马上完成，则销售订单上不会马上显示审核的结果。而且，当文件发送失败或者转换失败的时候，若触发器设置不当的话，销售订单审核也会失败。 所以，我们触发器做好之后，还需要进行严格的测试，看看其有没有副作用，看看会否影响系统的正常使用。 该方案注意点： 销售订单、采购订单等单据审核时触发的事件，其实很多功能都是类似的。我们不需要每一个功能都去编写一个触发器来实现，那工作量太大了，而且，维护起来也不方便。我们最好先通过一个函数实现公共的功能，然后通过参数的传递来实现相关的控制。河北治疗癫痫哪里最好如此的话，可能工作量会轻松很多。 此外还要注意一个问题，就是触发器的执行效率可能会比较低，没有前台程序的性能那么高。所以，我们在编写触发器的时候，不要写入过多的复杂工作，同时，要注意数据库性能的优化。 集成方法二：利用数据库之间的数据传递功能实现系统的整合。 应用背景： 企业在现在有两套信息化管理系统，一是用友的财务管理系统，二是一个开源的ERP管理软件，没有上财务模块。现在的做法是，相关部门把每天的报表，如销售报表、采购报表、出货报表、原材料进货报表等每天一报，然后财务再根据相关的报表弟二天在财务管理系统中做帐。如此运行一段时间后，企业用户发现这个工作两比较大，有很多工作都是重复的。现在企业希望能否把这些报表根据一定的格式自动传递到财务管理软件的系统中去，以减少财务用户手工输入的工作。确实，手工输入一方面效率不高，而且还比较容易出现错误。 解决方案： 我研究了用友的财务管理软件，及用户自己的操作规则。如对于原材料进货的核算来说，企业是按一笔进货一笔凭证的规则来办事。如黑龙江哪里可以医治母猪疯此的话，我们若能够把当天的进货明细导入到财务管理软件中去，并按财务管理软件原有的系统进行凭证的分割，那么问题也就解决了。 （1） 了解财务管理软件原来的凭证生成规则。 若我们希望当天的进货记录导入到财务管理软件中去后，系统能够自动生成凭证。则我们首先要了解系统凭证的生成规则。如期凭证编码是如何生成的，凭证需要哪些具体的内容，总共会在后台数据库表中哪些地方反映等等。我在做这方面的集成的时候，最难的就是这方面的内容。 在利用这个集成方案的时候，我们最好能够取得财务管理软件方的支持，希望他们能够提供相关的技术文档。若我们自己研究的话，确实需要花费很多时间和精力，而且，还需要不断的测试与改进。 （2） 然后编写事务过程。 然后编写事务过程，把数据从ERP系统的数据库中导入到财务管理软件的数据库中。我是在ERP数据库中编写程序实现的。如当ERP数据库中的进货明细表上添加了新的记录后，就把相关的数据也插入到财务管理软件的数据库中。这么处理的话，就需要两个数据库之间时刻保持联系。若两个系统的数据库是同一种数据库的话，则这个方案实现起来，相对简单一点。 故我们在实施项目的时候，就要考虑到以后项目集成方面的需求。若以后企业需要把两个项目进行集成的话，那我们在选择数据库的时候，最好选择同一个品牌的数据库。这会给我们以后项目集成时数据库之间数据的传递带来很大的方便。 该方案的注意点： 采用这个方案的话，一般要求对两个系统都非常熟悉，包括数据库结构与前台程序处理的业务逻辑。我在利用这个方案对这两个系统进行整合的时候，我是在财务管理软件技术人员的支持下完成的。因为有关凭证的生成规则等方面的内容比较复杂，我们不但要保证导入过去的凭证符合其原有的规则，同时，也要保证其仍然可以手工的填写凭证。我个人认为，若光靠自己的研究，没有财务系统专业人员的支持，可能需要花费比较多的时间与精力。所以笔者强烈建议，采用这种方法的话，最好能够取得对方专业人员的支持，即使需要支出一定的成本也无所谓。 其次，财务管理软件对于数据的精确度要求比较高，所以，我们在做这个集成的时候，要注意数据导入过去后的准确性。若是在时间与精力允许的话，集成方案做好后，最好有三个月的过渡期。也就是说，三个月时间内两个工作方式都同时处理，在这个过程中问题出现了再及时解决。如此的话，就可以把集成时发生的错误对实际工作带来的不利影响降到最低。 最后，在集成过程中，要不怕麻烦，做好相关的文档记录工作。因为可能以后随着需求的改变，如增加某些字段，可能会涉及到这个集成的方案。这个集成方法中的有关内容就可能需要相关的修改。特别是到有某个系统需要进行升级的时候，集成的具体实现方式可能会有比较大的更改。所以，此时做好相关的文档记录工作，是我们后续维护这个方案的基础。否则的话，我们在以后需要维护的时候，再来重新研究这个方案，那是一件很痛苦的事情。
